Quando devo enviar os documentos para contabilidade?

O cumprimento dos prazos para envio de informações à Decision Contabilidade é de suma importância para o bom andamento dos trabalhos.

Departamento de Pessoal:

a) Registro de empregados: Enviar a documentação antes mesmo do funcionário ingressar na empresa, pois além do registro de contrato é necessário incluir o empregado no Programa de Integração Social (PIS). Os registros de empregados somente serão feitos, mediante apresentação dos documentos abaixo realizada.
a. 1) Documentos necessários para admissão: Para o processo de admissão, o novo funcionário deverá apresentar a relação de documentos abaixo relacionados:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- 01 foto 3/4

Fotocópias
- RG e CPF;
- Nº do Pis ou Pasep, se já for cadastrado;
- Título de Eleitor;
- Histórico escolar;
- Comprovante de Endereço;
- Em caso de pensão alimentícia, cópia do acordo ou sentença do juiz;
- Comprovante de quitação com o serviço militar;
- Certidão de nascimento de filhos menores de 14 anos;
- Carteira de vacinação de filhos menores de 7 anos;
- Exame Médico Admissional.

Obs. Outros documentos podem ser necessários, conforme a periculosidade da empresa ou do cargo para qual está sendo contratado.
Além dos documentos solicitados, é necessário que a empresa informe os seguintes dados:
- Função que o funcionário irá exercer;
- Salário;
- Horário de trabalho (lembrando sempre que a carga horária é de 44 horas semanais, permitindo o limite máximo de 2 horas extras diárias);
- Opção pelo vale transporte;
- Vale Refeição.
É de responsabilidade do funcionário, manter os documentos pessoais atualizados, principalmente o seu endereço.

b) Atualização de dados: Assim que ocorrer alguma atualização referente ao empregado, como nascimento de filhos, alterações em documentos ou outros; o escritório deverá ser comunicado imediatamente.

Os empregados devem obrigatoriamente apresentar sua CTPS para o registro e as devidas atualizações.

A empresa tem 48 horas para fazer as anotações necessárias, caso contrário poderá ser autuada em caso de fiscalização.
c) Comunicação de férias: O escritório deve ser comunicado com 30 dias de antecedência para a programação de férias. No início do ano será enviado um relatório com vencimento de férias, ficando na responsabilidade da empresa determinar o período de gozo.

d) Alteração de cargos e funções: Comunicar no ato da alteração ou até o fechamento da folha de pagamento (dia 25 de cada mês).

e) Rescisão de Contrato: Comunicar o escritório com pelo menos 10 dias de antecedência, pois há um processo para ser feito.
É obrigatório o Exame Médico Demissional.

f) Envio de Cartão de Ponto para fechamento de folha de pagamento: Deve ser informado até dia 25 de cada mês as horas extras, comissões e faltas.
Qualquer ocorrência após essa data será lançada no mês subseqüente.
Caso a empresa não apresente nenhuma alteração ou fato ocorrido no mês, faremos a folha de pagamento conforme informações constantes no cadastro do sistema.
Nenhuma informação será passada diretamente ao funcionário, senão por intermédio do proprietário ou responsável pelo RH da empresa.
Qualquer desconto em folha de pagamento, que não estiver estipulado na CLT ou Convenção Coletiva; será exigida uma autorização do funcionário por escrito.
Em caso de contratação de autônomo/trabalhador avulso, favor comunicar ao escritório para que seja feito o cálculo do INSS e IRRF para desconto no pagamento. No recibo de pagamento, deve constar, o número do CPF e NIT do autônomo/trabalhador avulso, tal recibo deve ser enviado ao escritório até o fechamento da folha, todo dia 25 do mês.
Todo documento que o departamento de pessoal do escritório entregar para a empresa, tais como: livro de registro, contracheques, recibos de férias, entre outros; deverão voltar para o escritório devidamente assinados pelos funcionários e empresa.

Departamento Contábil:

Enviar até o dia 05 do mês seguinte:

a) Extratos bancários: todos os extratos bancários em formato de Excel com as identificações de pgtos – verificando a sequência da movimentação da conta; na falta de algum extrato solicitar imediatamente o período faltante;
b) Depósito bancário: anexar cópia do comprovante da origem. Por exemplo, recebimento de duplicata, anexar cópia destas.
c) Avisos de cobrança: anexar cópia das duplicatas.
d) Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc.
e) Contratos de seguros, empréstimos, financiamentos etc.: enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas.
f) Despesas com condução e correio: usar o vale despesas para cada item.
g) Despesas: com refeições, gasolina, álcool, material de limpeza, brindes, conservação, manutenção e outras pequenas despesas somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com notas fiscais de consumidor ou nota fiscal de serviços.
h) Recebimentos de duplicatas por caixa: anexar cópia da mesma ao depósito ou anotar a data do recebimento no verso.

OBSERVAÇÕES: Ticket de máquinas registradoras (supermercados), notas de pedidos, notas de controle interno, despesas particulares (sócios) não devem ser enviadas, pois não possuem valor contábil.
Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos deverão ser enviados e observados a autenticação de pagamento bancário.